Toute entreprise qui gère de l’argent doit vérifier l’identité de ses clients. Cette étape essentielle permet de prévenir la fraude et les activités illicites tout en garantissant l’intégrité des clients. Chaque jour, des milliers de documents papier, de photos et d’images numérisées sont transmis par les clients. Tous ces fichiers doivent être traités afin d’en extraire et d’en analyser les informations permettant d’identifier personnellement les individus.
Par conséquent, le tri automatique de ces fichiers est devenu un élément essentiel du processus de vérification. Les entreprises qui gèrent des dossiers clients doivent les classer correctement dès le début de la procédure, car cela leur permet d’organiser plus efficacement les données destinées aux responsables de la conformité.
Les défis liés au traitement des dossiers clients
Il y a quelques années, la vérification de l’identité d’un client consistait simplement à se rendre dans un bureau et à remettre un document physique à un membre du personnel. Aujourd’hui, les clients envoient des scans et des photos depuis leurs appareils mobiles via des plateformes en ligne.
Ces fichiers peuvent prendre différentes formes numériques, allant de rapports PDF parfaitement lisibles à des photos mal éclairées, prises de travers ou recadrées. Lorsque des milliers de fichiers similaires sont reçus, il devient impossible pour les employés de les traiter tous dans des délais raisonnables.
De plus, le tri manuel présente d’importantes limites, notamment pour les nouveaux clients qui ne peuvent pas attendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant que leur compte soit approuvé. Ces désagréments peuvent entraîner la perte de clients potentiels.
L’objectif de la classification des documents
Avant qu’un système puisse lire ou extraire du texte à partir d’un fichier, il doit déterminer sa nature générale. Cette première étape de traitement permet d’identifier les caractéristiques de l’image reçue, par exemple en déterminant s’il s’agit d’un justificatif de domicile ou en rejetant un document sans rapport avec les procédures de vérification.
La classification permet de s’assurer qu’un système automatisé utilise uniquement les outils les plus pertinents pour traiter chaque fichier. L’une des limites évidentes de l’utilisation de l’intelligence artificielle pour la vérification est l’incapacité des ordinateurs à poser des questions de clarification lorsqu’un texte est flou ou qu’une structure de mise en page est difficile à comprendre.
Ainsi, la séparation des différents types de documents devient essentielle. Avant de vérifier qu’un passeport est authentique, le système doit d’abord reconnaître qu’il s’agit bien d’un passeport. Dans les environnements internationaux de conformité, cette étape est appelée classification de documents. Une classification initiale efficace garantit que chaque fichier est placé dans le dossier approprié au sein des systèmes internes.
Éliminer les erreurs humaines
Les êtres humains sont généralement capables de suivre des instructions précises, mais ils peuvent se fatiguer lorsqu’ils doivent traiter des milliers de fichiers similaires. L’un des moyens les plus simples de réduire les erreurs de vérification consiste à automatiser la classification des documents et à éliminer les erreurs humaines à cette étape.
Les machines analysent en quelques millisecondes la structure des textes et leur position dans le document, ce qui leur permet de classer les fichiers en fonction de leur apparence.
Par exemple, si une personne demande un prêt hypothécaire et fournit un permis de conduire au lieu d’un passeport, le système peut immédiatement signaler que le document soumis n’est pas conforme. Au lieu de demander au client de recommencer la procédure trois jours plus tard, le système peut l’inviter immédiatement à soumettre le document approprié.
L’élimination de ces erreurs simples permet ainsi de réduire le nombre de demandes légitimes rejetées à tort par les employés.
Prévenir les documents frauduleux
Les fraudeurs modernes font preuve d’une créativité croissante pour tenter de soumettre de faux documents aux systèmes de traitement. Certaines personnes utilisent de faux documents, des images modifiées ou des scans volés afin de tromper les systèmes de vérification et d’ouvrir illicitement de nouveaux comptes.
La classification correcte des fichiers constitue l’une des étapes les plus importantes pour prévenir les demandes frauduleuses.
Dans la plupart des cas, les faux documents ne présentent pas les identifiants uniques ni l’apparence standard des documents authentiques. Par conséquent, un système d’intelligence artificielle peut avoir de bonnes chances d’identifier et d’éliminer ces fichiers dès le début de la procédure.
En détectant les documents frauduleux dès l’étape de classification, il est également possible de prévenir d’autres activités non autorisées lorsque ces documents sont transmis à d’autres services et systèmes.
Accélérer l’intégration des clients
Lorsque les utilisateurs souhaitent aujourd’hui ouvrir un nouveau compte bancaire ou s’inscrire sur une plateforme de trading numérique, ils ne s’attendent généralement pas à devoir attendre plusieurs semaines avant que leur demande soit approuvée.
La classification automatique des dossiers clients permet aux organisations de créer une expérience d’intégration exceptionnelle. En supprimant une grande partie du travail manuel, ces programmes peuvent améliorer la précision et accélérer le processus de vérification, permettant ainsi aux entreprises d’offrir de meilleurs services à leurs clients.
Par exemple, une fois les fichiers correctement classés, les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent extraire les informations personnelles plus rapidement et avec davantage de précision.
De plus, lorsqu’il s’agit d’évaluations individuelles, comme l’analyse de l’historique de crédit d’une personne, un traitement plus rapide des documents permet finalement d’accélérer les décisions et les approbations.
Les clients sont rassurés lorsqu’ils peuvent finaliser leur demande en quelques heures, voire quelques minutes. Ce sentiment de sécurité et de simplicité immédiates contribue à établir une relation durable entre les clients et l’entreprise.
Garantir le respect des exigences réglementaires
Alors que les gouvernements du monde entier accordent une importance croissante à l’intégrité et à la transparence financières, les exigences en matière de vérification des clients augmentent rapidement.
Les autorités encouragent désormais les entreprises à conserver des dossiers organisés et cohérents tout en démontrant que toutes les données ont fait l’objet des contrôles obligatoires.
La classification correcte des documents joue un rôle essentiel dans le respect de ces obligations, car elle permet aux entreprises de suivre des directives strictes en matière de conformité KYC.
Les organismes de réglementation peuvent avoir davantage confiance dans l’exactitude des informations fournies par les entreprises lorsque les documents sont traités de manière cohérente et automatisée.
Dans le cadre de la conformité KYC, une procédure efficace de gestion des documents crée une piste d’audit beaucoup plus facile à contrôler. De plus, le tri automatisé garantit que tous les fichiers sont traités conformément aux réglementations les plus récentes établies par les autorités compétentes.
Par exemple, si les gouvernements modifient les exigences relatives aux justificatifs de domicile, les changements peuvent être appliqués directement dans le système central.
Rendre les organisations plus évolutives
L’une des nombreuses difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises en croissance est la nécessité d’adapter leurs efforts de conformité à l’augmentation du nombre de clients.
Les responsables de la conformité nécessitent beaucoup de temps pour être recrutés, formés et accompagnés. Il serait donc nettement plus rentable d’optimiser le processus de vérification des documents en s’appuyant sur des procédures de classification automatisées.
Un système organisé permettrait de traiter quotidiennement dix fois plus de données sans devoir recruter dix fois plus de responsables de la conformité.
Cette efficacité permettrait aux entreprises d’atteindre des niveaux de performance élevés pendant les périodes de forte activité, lorsque davantage de personnes demandent l’ouverture de nouveaux comptes.
Le système pourrait gérer automatiquement ces augmentations de volume et n’alerter les employés que lorsqu’une incertitude concernant les documents soumis par un client nécessite une intervention humaine.
Une telle stratégie permettrait aux organisations d’être plus rentables et plus compétitives tout en évitant de dépasser leurs propres capacités opérationnelles.
Un élément essentiel de la vérification moderne des documents
Le traitement des dossiers clients constitue une partie intégrante de toute procédure de vérification. À mesure que les organisations dépendent davantage des paiements en ligne et des autres services financiers numériques, le nombre de documents devant être soumis à un processus de vérification continuera d’augmenter.
La classification automatisée des documents n’est plus une étape secondaire pouvant être supprimée des premières phases de la vérification. Elle constitue désormais un élément essentiel qui permet aux autres outils d’effectuer leur travail, notamment l’extraction des informations personnelles ou l’analyse de la solvabilité d’un client.
Ainsi, l’application de procédures de classification à chaque document traité par le système aide les organisations à respecter leurs obligations réglementaires tout en offrant des services rapides, fiables et de qualité à leurs clients.
